زمان در دستهای من
همه ی ما واقعا زمان خود را از دست میدهیم، اشتباه نکنید تماس تلفنی طولانی با دوستان یا بازی با کامپیوتر از دست دادن وقت نیستند! هر زمان احساس کردید اوقات فراغت و تفریح کمتری از قبل دارید و کارهای زیادی در روز هم انجام نمیدهید یعنی وقت خود را درست استفاده نمیکنید. پس اگر اماده ی مدیریت زمان خود هستید محکم بشینید و ادامه ی مطلب را مطالعه کنید.
پا نوشت بخش شروع: حدود یک سال پیش در چنین روزی از روزهای فصل تابستان همراه یکی از دوستانم به رستوران پاتوقم رفته بودیم. صحبت از وقت طلف کردن شد. دوست من که حسابی طرفدار مسابقات بسکتبال NBA است، صحبت جالبی درباره ی علت شاد بودن زندگی جوانهایی کرد که در تیم های بسکتبال آمریکا باز میکنند کرد، خیلی ساده علت شادی این افراد توانایی آنها در مدیریت زمان بود، شاد هستند چون زمان بیشتری برای تفریح و اوقات فراقت دارند و حتی برای زمان تفریح خود هم برنامه دارند.
در مطالب قبلی به روشهای زیادی برای شاد بودن نوشتم اما همه ی آنها فقط در یک کلمه " مدیریت زمان " خلاصه میشوند. با مدیریت درست زمان، زندگی متعادلتر و شادتر خواهید داشت. البته نکاتی که در این مطالب نوشته ام یک شبه حاصل نمیشوند و گاهی یک سال زمان لازم است تا بخشی از زندگی و طرز فکر شما شوند.
اما مراحل:
• ارزش گذاری کنید!
یکی از مشکلاتی که از اول زندگی با آن رو به رو بودم، صرف زمان برای مسائلی بود که برای من واقعا خیلی مهم نبودند. برای دسته بندی کردن کارها بر اساس اهمیت آنها بلاخره به روش جالبی رسیدم، هدفی درست و حسابی و دقیق برای زندگی خودم تعیین کردم، نه برای کل زندگیم، برای همین سه چهار سال آینده، که باید به کجا برسم، بعد از این تعیین هدف همیشه قبل از انجام کارهای بزرگ یک سوال ساده از خودم میپرسم، انجام این کار در راستای اهداف من هست؟ همیشه همه کارها دقیقا در جهت این اهداف نیستند اما حداقل آنهایی که دقیقا مخالف هستند را حذف و آنهایی که کم و بیش در جهت درست هستند را شناسایی کردم. حدود سه تا پنج ماه طول کشید تا کاملا به این روش عادت کردم. بعد از حدود یک فصل تغییرات واقعا اساسی در کارهای روزمرده ام مشاهده میکردم. کارها و حتی تفریحاتم خیلی معقولانه تر شده بودند.
• تعیین هدف برای ارزشها!
قبل از شروع هر هفته اهدافی که باید به آنها برسم را روی روقی یاد داشت میکنم، از قرار ملاقاتها تا خرید برای خانه تا شستن ماشین. کمکم این اهداف را وارد تقویم روزانه ی خودم کردم. وارد کردن به تقویم به معنی انجام کاری خاصی در روز خاصی نیست بلکه یعنی باید تا آن روز به این هدف خاص رسیده باشم. با اینکار هر روز صبح که روز را شروع میکردم میدانستم که کدام اهداف را باید سربع به نتیجه برسانم، هر زمان هم که کارهای یک روز تمام میشد، شروع به انجام کارهای فردا میکنم و با اینکار وقت آزاد بیشتری برای تفریح در آخر هفته ها دارم. با اینکار حدودا از سه شنبه به بعد کمکم احساس آزادی آخر هفته را حس میکردم.
• مهمترین کار امروز!
هر روز صبح مهمترین کارهای روز را دسته بنده میکردم و مهمترین ها را زودتر انجام میدادم. برای ارزش گذاری روی کارهای روز از خودم سوال میکردم: " اگر کدام کار را هر چه زود تر انجام دهم از روز خودم راضی تر و خوشحال تر خواهم بود؟ ".
• امان از کارهای فرعی!
هر زمان کارم به دلیل یک تماس تلفنی یا جواب دادن ایمیل یا چت با دوستان قطع میشد. زمان زیادی صرف میشد تا دوباره روی هدف خودم متمرکز شوم. حتی گاهی کارم را فراموش میکردم. پس یک روز خیلی محکم تمام این عوامل را از دور خودم تا پایان کار حذف کردم. موبایلم را سایلنت کردم، مسنجر را بستم و پنجره ی ایمیلم را کلوز کردم. البته اول کار این موضوع باعث نگرانی دیگران و حتی کمی نگران شدن خود من شد، اما کمکم به این وضع همه عادت کردند، دلیلش هم خیلی ساده بود، چون وقتی کارم را سریع انجام میدادم بسیار خوشحال بودم. کمک یک یک تلفن و کمی بعد مسنجر و ایمیل را دوباره وارد کردم اما با حساب کتاب و دیگر من روی آنها کنترل داشتم نه آنها روی زمان من!
• تمرکز روی یک کار!
با انجام همین کار باور کنید زمان انجام کارهای شما بسیار کاهش مییابد. در حالی که مشغول کار هستید با همسر خود هم تلفنی صحبت میکنید. در این حالت روی هیچ کدام تمرکز ندارید. با تلاش بسیار سعی کردم در هر لحظه فقط روی یک کار تمرکز کنم، و با این کار نتیجه ی جالب آنرا هم گرفتم. کاملا متوجه تماس تلفنی بودن، کاملا در مکالمه شرکت داشتن، کاملا متوجه کار بودن و ... نتایج مکالمه ی تلفنی خوب و کامل، کارهای کاملا تمام شده، نمره ی خوب در امتحانات و ....
• ابزارها!
زمانی کار وارد دانشگاه شدم، یک کامپیوتر جیبی خریدم، تمام بازهای روی آنرا پاک کردم و فقط برای برنامه ریزی از آن استفاده میکردم، اما بعد از مدتی با خرید اسمارت فون این کار را در موبایلم ادامه دادم، اما سرانجام همه را کنار گذاشتم و از دفترچه ی یادداشت و مداد استفاده میکنم، هر طور که راحت هستید از ابزارهای مناسب استفاده کنید تا برنامه ریز بهتر و مناسبتری داشته باشید. البته اخیرا یک موبایل فول کیبرد گرفتم که زمان بسیار طولانی با باتری کار میکند و برنامه های روزانه ام را به آن میسپارم. البته همیشه یک کپی از برنامه های روی کامپیوتر شخصی خودم نگه میدارم. مطمئن باشید برنامه ریز آنقدر با ارزش است که حتی اگر لازم باشد از ذغال و دیوار همسایه هم استفاده میکنم.
• دسته بندی ایمیلها!
برای هر فردی یک فولدر در ایمیلم ساخته ام. با اینکار به طور باور نکردنی راحتتر به ایمیل ها رسیدگی میکنم.
• آلارم!
از آلارم برای یاد آوری زمان مکالماتم به دوستان استفاده میکنم. با این کار واقعا از تماسهای طولانی و غیر ضروری جلوگیری میکنم. بعد از پانزده دقیقه گوش هر یک دقیقه یک بیپ میزند و به من یاد آوری میکند که زیادی ز... زدی!
• برنامه ریزی شخصی!
همیشه اهدافی وجود دارند که برای رسیدن به آنها زمان سختی را سپری میکنیم، مثلا شرکت در جلسات اجباری و کارهایی تکرار محل کار. هنوز هم با این کارها مشکل دارم اما سعی میکنم برای آنها هم در برنامه ی خودم جا باز کنم. برای همین زمان برای هر اتفاق پیشبینی نشده ای در برنامه هست.
• نمایندگی فعال!
بهتر است کارهای خود را طوری برنامه ریز کنید که زیر نظر فرد دیگر باشید، بهترین مثال تیم فوتبال است، همیشه زیر نظر کاپیتان و مربی هستید. مثل بسیاری از مرد ها هستند که میخواهند لاغر کنند حتی برای اینکار از دورترین پزشکهای شهر هم وقت ملاقت میگیرند اما مطمئن باشید اگر در نزدیکترین تیم یا باشگاه ورزشی محل خود ثبت نام کنند، بهتر، سریعتر و راحت تر لاغر میشوند، چون همیشه زیر نظر سایر دوستان خود در تیم ورزشی هستند.
• مامورهای با دقت!
این مرحله با اینکه یکی از سخت ترین مراحل برای من بود، ولی تاثیر خیلی بزرگی هم نداشت! جدا میگم ولی شاید برای شما مفید باشید، در درک وقایع اطرافم نگاه متکبرانه و خود بیبانه ی داشتم و همیشه خودم را بهترین فرد برای انجام عمور میدانستم، و همین طرز فکر همیشه بار زیادی را دوش من میگذاشت. بهتر بودن من در کاری دلیل نمیشود که تنها کسی باشم که باید این کار را انجام میدهد. بعد از این مرحله تصمیم گرفتم به این فکر کنم که همیشه فردی هست که اگر به خوبی من اما تا حدی قادر به انجام عمور است، پس گاهی واقعا لازم نیست که من وارد عمل شوم. اگر بهتر از من کارها را انجام دادند یعنی بهتر از من هستند و اگر کار را خراب کردند به من این شانس داده اند که به آنها روش درست انجام دادن این کار را یاد بدهم. با این کار مدیریت افراد بیشتری را در اختیار دارم و به دیگران این شانس را میدهم که بهتر و بیشتر تمرین کنند.
پا نوشت بخش شروع: حدود یک سال پیش در چنین روزی از روزهای فصل تابستان همراه یکی از دوستانم به رستوران پاتوقم رفته بودیم. صحبت از وقت طلف کردن شد. دوست من که حسابی طرفدار مسابقات بسکتبال NBA است، صحبت جالبی درباره ی علت شاد بودن زندگی جوانهایی کرد که در تیم های بسکتبال آمریکا باز میکنند کرد، خیلی ساده علت شادی این افراد توانایی آنها در مدیریت زمان بود، شاد هستند چون زمان بیشتری برای تفریح و اوقات فراقت دارند و حتی برای زمان تفریح خود هم برنامه دارند.
در مطالب قبلی به روشهای زیادی برای شاد بودن نوشتم اما همه ی آنها فقط در یک کلمه " مدیریت زمان " خلاصه میشوند. با مدیریت درست زمان، زندگی متعادلتر و شادتر خواهید داشت. البته نکاتی که در این مطالب نوشته ام یک شبه حاصل نمیشوند و گاهی یک سال زمان لازم است تا بخشی از زندگی و طرز فکر شما شوند.
اما مراحل:
• ارزش گذاری کنید!
یکی از مشکلاتی که از اول زندگی با آن رو به رو بودم، صرف زمان برای مسائلی بود که برای من واقعا خیلی مهم نبودند. برای دسته بندی کردن کارها بر اساس اهمیت آنها بلاخره به روش جالبی رسیدم، هدفی درست و حسابی و دقیق برای زندگی خودم تعیین کردم، نه برای کل زندگیم، برای همین سه چهار سال آینده، که باید به کجا برسم، بعد از این تعیین هدف همیشه قبل از انجام کارهای بزرگ یک سوال ساده از خودم میپرسم، انجام این کار در راستای اهداف من هست؟ همیشه همه کارها دقیقا در جهت این اهداف نیستند اما حداقل آنهایی که دقیقا مخالف هستند را حذف و آنهایی که کم و بیش در جهت درست هستند را شناسایی کردم. حدود سه تا پنج ماه طول کشید تا کاملا به این روش عادت کردم. بعد از حدود یک فصل تغییرات واقعا اساسی در کارهای روزمرده ام مشاهده میکردم. کارها و حتی تفریحاتم خیلی معقولانه تر شده بودند.
• تعیین هدف برای ارزشها!
قبل از شروع هر هفته اهدافی که باید به آنها برسم را روی روقی یاد داشت میکنم، از قرار ملاقاتها تا خرید برای خانه تا شستن ماشین. کمکم این اهداف را وارد تقویم روزانه ی خودم کردم. وارد کردن به تقویم به معنی انجام کاری خاصی در روز خاصی نیست بلکه یعنی باید تا آن روز به این هدف خاص رسیده باشم. با اینکار هر روز صبح که روز را شروع میکردم میدانستم که کدام اهداف را باید سربع به نتیجه برسانم، هر زمان هم که کارهای یک روز تمام میشد، شروع به انجام کارهای فردا میکنم و با اینکار وقت آزاد بیشتری برای تفریح در آخر هفته ها دارم. با اینکار حدودا از سه شنبه به بعد کمکم احساس آزادی آخر هفته را حس میکردم.
• مهمترین کار امروز!
هر روز صبح مهمترین کارهای روز را دسته بنده میکردم و مهمترین ها را زودتر انجام میدادم. برای ارزش گذاری روی کارهای روز از خودم سوال میکردم: " اگر کدام کار را هر چه زود تر انجام دهم از روز خودم راضی تر و خوشحال تر خواهم بود؟ ".
• امان از کارهای فرعی!
هر زمان کارم به دلیل یک تماس تلفنی یا جواب دادن ایمیل یا چت با دوستان قطع میشد. زمان زیادی صرف میشد تا دوباره روی هدف خودم متمرکز شوم. حتی گاهی کارم را فراموش میکردم. پس یک روز خیلی محکم تمام این عوامل را از دور خودم تا پایان کار حذف کردم. موبایلم را سایلنت کردم، مسنجر را بستم و پنجره ی ایمیلم را کلوز کردم. البته اول کار این موضوع باعث نگرانی دیگران و حتی کمی نگران شدن خود من شد، اما کمکم به این وضع همه عادت کردند، دلیلش هم خیلی ساده بود، چون وقتی کارم را سریع انجام میدادم بسیار خوشحال بودم. کمک یک یک تلفن و کمی بعد مسنجر و ایمیل را دوباره وارد کردم اما با حساب کتاب و دیگر من روی آنها کنترل داشتم نه آنها روی زمان من!
• تمرکز روی یک کار!
با انجام همین کار باور کنید زمان انجام کارهای شما بسیار کاهش مییابد. در حالی که مشغول کار هستید با همسر خود هم تلفنی صحبت میکنید. در این حالت روی هیچ کدام تمرکز ندارید. با تلاش بسیار سعی کردم در هر لحظه فقط روی یک کار تمرکز کنم، و با این کار نتیجه ی جالب آنرا هم گرفتم. کاملا متوجه تماس تلفنی بودن، کاملا در مکالمه شرکت داشتن، کاملا متوجه کار بودن و ... نتایج مکالمه ی تلفنی خوب و کامل، کارهای کاملا تمام شده، نمره ی خوب در امتحانات و ....
• ابزارها!
زمانی کار وارد دانشگاه شدم، یک کامپیوتر جیبی خریدم، تمام بازهای روی آنرا پاک کردم و فقط برای برنامه ریزی از آن استفاده میکردم، اما بعد از مدتی با خرید اسمارت فون این کار را در موبایلم ادامه دادم، اما سرانجام همه را کنار گذاشتم و از دفترچه ی یادداشت و مداد استفاده میکنم، هر طور که راحت هستید از ابزارهای مناسب استفاده کنید تا برنامه ریز بهتر و مناسبتری داشته باشید. البته اخیرا یک موبایل فول کیبرد گرفتم که زمان بسیار طولانی با باتری کار میکند و برنامه های روزانه ام را به آن میسپارم. البته همیشه یک کپی از برنامه های روی کامپیوتر شخصی خودم نگه میدارم. مطمئن باشید برنامه ریز آنقدر با ارزش است که حتی اگر لازم باشد از ذغال و دیوار همسایه هم استفاده میکنم.
• دسته بندی ایمیلها!
برای هر فردی یک فولدر در ایمیلم ساخته ام. با اینکار به طور باور نکردنی راحتتر به ایمیل ها رسیدگی میکنم.
• آلارم!
از آلارم برای یاد آوری زمان مکالماتم به دوستان استفاده میکنم. با این کار واقعا از تماسهای طولانی و غیر ضروری جلوگیری میکنم. بعد از پانزده دقیقه گوش هر یک دقیقه یک بیپ میزند و به من یاد آوری میکند که زیادی ز... زدی!
• برنامه ریزی شخصی!
همیشه اهدافی وجود دارند که برای رسیدن به آنها زمان سختی را سپری میکنیم، مثلا شرکت در جلسات اجباری و کارهایی تکرار محل کار. هنوز هم با این کارها مشکل دارم اما سعی میکنم برای آنها هم در برنامه ی خودم جا باز کنم. برای همین زمان برای هر اتفاق پیشبینی نشده ای در برنامه هست.
• نمایندگی فعال!
بهتر است کارهای خود را طوری برنامه ریز کنید که زیر نظر فرد دیگر باشید، بهترین مثال تیم فوتبال است، همیشه زیر نظر کاپیتان و مربی هستید. مثل بسیاری از مرد ها هستند که میخواهند لاغر کنند حتی برای اینکار از دورترین پزشکهای شهر هم وقت ملاقت میگیرند اما مطمئن باشید اگر در نزدیکترین تیم یا باشگاه ورزشی محل خود ثبت نام کنند، بهتر، سریعتر و راحت تر لاغر میشوند، چون همیشه زیر نظر سایر دوستان خود در تیم ورزشی هستند.
• مامورهای با دقت!
این مرحله با اینکه یکی از سخت ترین مراحل برای من بود، ولی تاثیر خیلی بزرگی هم نداشت! جدا میگم ولی شاید برای شما مفید باشید، در درک وقایع اطرافم نگاه متکبرانه و خود بیبانه ی داشتم و همیشه خودم را بهترین فرد برای انجام عمور میدانستم، و همین طرز فکر همیشه بار زیادی را دوش من میگذاشت. بهتر بودن من در کاری دلیل نمیشود که تنها کسی باشم که باید این کار را انجام میدهد. بعد از این مرحله تصمیم گرفتم به این فکر کنم که همیشه فردی هست که اگر به خوبی من اما تا حدی قادر به انجام عمور است، پس گاهی واقعا لازم نیست که من وارد عمل شوم. اگر بهتر از من کارها را انجام دادند یعنی بهتر از من هستند و اگر کار را خراب کردند به من این شانس داده اند که به آنها روش درست انجام دادن این کار را یاد بدهم. با این کار مدیریت افراد بیشتری را در اختیار دارم و به دیگران این شانس را میدهم که بهتر و بیشتر تمرین کنند.
نظرات
ارسال یک نظر