۸ را موثر مدیریت زمان

کتاب ها ، وبلاگ ها و مقاله های زیادی در این مورد منتشر شده اند و همه ی ما حداقل یکبار هم که شده آن ها خوانده ایم . به نظر من هر فردی روش زندگی خود را دارد و قطعا برای همه نمی توان یک موضوع مشترک را تعمیم دارد . از اینرو در این مقاله در مورد راه هایی نوشته ایم که خودم به مرور زمان به آن رسیده ام .

اولین مسئله ای که در مورد من وجود داشت این بود که من از دسته آدم های نیستم که هر کاری را سر زمان خود انجام میدهند ، مثلا یک شب خوب درس می خوانم اما فردا شب اصلا علاقه ای باز کردن لای کتاب را هم ندارم . برای همین تصمیم گرفتم جاهایی که وقت از دست میدهم را پیدا کنم . منظور از وقت تلف کردن بازی با Xbox و کار با اینترنت نیست ! در واقع منظورم انجام همه این کارها سر زمان و به اندازه است . مدت های بود وقتی به گذشته ی خودم ( یک سالی ) که گذشت نگاه میکردم فقط کارهای نیمه تمام و حالتی از سر در گمی میدیدم . کم کم با انجام این کار ها احساس بهتری پیدا کردم و واقعا روی کارم متمرکز هستم از همه مهم تر از سر در گمی ( که واقعا اعصاب نابود کن است ) خارج شدم .

۱

  برای شروع لیستی از کارهایی که طی سه ماه آینده باید انجام شوند تهیه کردم و سعی کردم فقط برای انجام آنها زندگی کنم ، رسیدن به اهداف و خواسته واقعا لذت بخش است و اولین کار برای بهتر کردن زندگی شناسایی خواسته ها و اهداف و در پس از زندگی برای رسیدن به آنهاست .

یکی دیگر از مشکلات من وقت گذاشتن روی موضوعات به نظر جالب و آموزنده بود اما پس از آنکه آنها را انجام میدادم چیزی برای افتخار یا معرفی کردن آن وجود نداشت ، یعنی برای دیگران ارزشی نداشت ! و دقیقا دلیل این کم اهمیتی موضوع در این بود که این کارها اصلا برای رسیدن به یک هدفی که در زندگی من نقش مهمی بازی میکنند نبودند . در واقع درس اول این است که کارهایی را انجام دهید که با انجام آنها امتیاز مثبتی در جهت خواسته ای بدست می آورید . پس برای رسیدن به هدف یا اهدافی خاص زندگی کنید ، اهدافی که هم برای شما و هم برای دیگران ( که الزاما هر روز با آنها رو به رو نیستید ) مهم هستند .

۲

پس از تهیه لیست ، بررسی و تبدیل آن به اهداف زندگی مرحله ی بسیار مهمی است . برای مثال قصد ادامه ی تحصیل دارید ، برای رسیدن به این هدف باید یک سری مراحل را پشت سر بگذارید و یکسری کار در جهت رسیدن به آن انجام دهید . الذاما کاری که امروز انجام می دهید منجر به رسیدن به هدف خاصی نخواهد شد اما حتما باید در جهت آن و حداقل گامی برای رسیدن به آن باشد . هر روز صبح به کارهایی که باید انجام دهید فکر کنید و ببینید تا چه حد برای رسیدن به اهداف شما ضروری هستند در این حالت ناخود آگاه آنها را دسته بندی می کنید در نتیجه حس علاقه و مسئولیت بیشتری برای انجام کارهای مهمتر در شما ایجاد خواهد شد .

۳

هر بار که تلفن زنگ میزد یا پیغامی میرسید کاملا از کارم دور میشدم به عبارت دیگر تمرکز کافی نداشتم . برای حل این مشکل یکی از دوستانم پیشنهاد جالبی کرد ، قبل از شروع هر کاری انجام یک سری مقدمه لازم است ، برای مثال برای ورزش کردن اول با گرم کردن شروع می کنیم ، در مورد سایر کارها هم همین طور است ، اگر قبل از شروع کار مقدمه های آن را آماده کنیم و واقعا برای انجام آن تصمیم گیرید هیچ چیزی مانع شما نخواهد شد . اگر ایمیل رسید بعدا آنرا باز کنید یا هر چیز دیگری ! قطع کردن صدا موبایل یا حتی خامش کردن کامپیوتر و اماده کردن محیط همه و همه درجهت تمرکز و آماده سازی قبل از شروع کار هستند .

۴

در هر لحظه فقط روی یک کار متمرکز باشید . خب در این صورت غرق کار می شوید و زمان و کارهای دیگر را فراموش می کنید ؟ برای حل این مشکل راه حل استفاده از دفتر یا لیست کاری های روزانه است ، وقتی با دوست خود رستوران یا کافی شاپ میروید به جای فکر به کار و درس غیره فقط و فقط به همین لحظات فکر کنید و طبق لیست کارهای روزانه وقتی زمان دیدار دوستتان تمام شد واقعا از او خداحافظی و کار بعدی خود را شورع کنید . در این حالت از هر لحظه ی زندگی خود لذت میبرید و واقعا در جهت رسیدن به اهداف خود گام بر می دارید .

۵

دو سال پیش یک موبایل خیلی خوب نوکیا خریدم و پس از مدتی به جای بازی و موسیقی گوش دادن با آن کارهای خودم را روی تقویم آن ست میکردم و برای هر کدام زمان تعیین میکردم . با وجود آی فون و گوشی های لمسی این کار خیلی راحت شده است . البته با یک تقویم جیبی بسیار کوچک هم می توان این کار را انجام داد اما موبایل زنگ دارد همین پیغام صوتی از هزاران یاد آوری محرک تر است . اگر از دسته آدم های هستید که همیشه با نوت بوک خود کار میکنید نرم افزاری های بسیار برای این کار طراحی شده اند ، برای مثال اگر مثل من از لینوکس استفاده میکنید می توانید به کمک Thunderbirds و Alarm Clock به راحتی کارهای خود را مدیریت کنید .

۶

دسته بندی ایمیل ها یکی از راه های بسیار خوب برای مدیریت زمان است . ایمیل خود را طوری تنظیم کنید که ایمیل های فیسبوک را در یک فولد جدا و هر دسته از دوستان یا افراد خاص را دسته بندی کند، با اینکار به زمان مطلعه و پاسخ به ایمیل های مهم و غیر مهم کاهش یافته و هیچ ایمیل مهمی هم بدون پاسخ نمی ماند . خالی بودن inbox حس بسیار خوبی دارد ! حتما امتحان کنید .

۷

برای صحبت کردن و قرار ملاقات های خود برنامه داشته باشید ، برای مثال یک هفته با خودم فکر میکردم یکی از دوستانم را دیدم در مورد موضوع خاصی با او صحبت کنم اما هربار فراموش میکردم . سر انجام در همان لیست کارهای روزانه موضوع هایی که باید در مورد آنها با افراد مختلف صحبت می کردم را یادداشت کردم و مشکل واقعا حل شد ! هم در زمان صرف جویی شد و هم کارها به موقع و در جهت رسیدن به اهداف خاصی انجام می شوند .

۸

برای انجام کارها به دیگران اعتماد داشته باشید و بعضی کارهای خود را به آنها واگذار کنید . دقت کنید برای اینکار لازم است دقیقا به افراد توضیح دهید که چه کاری انجام دهند و گاهی لازم است به سوالات آنها پاسخ دهید اما توضیح یک کار و پاسخ به سوالات قطعا زمان کمتری میگیرد . برای مثال فرض کنید یکی از دوستان هم دانشگاهی شما که به او اعتماد دارید در حال انجام کارهای بانکی دانشگاه خود است ، اتفاقا شما هم هیمن کار را دارید ، چرا به جای رفتن به بانک و انجام همان کارها با او تماس نمیگیرید تا او همراه کارهای خود کار شما را هم انجام دهد ؟ اصلا خجالت نکشید این نوع رفتار ها دقیقا یعنی کار اجتماعی ! انسان های کنار هم زندگی میکنند تا در انجام امور به هم کمک کنند ، قطعا شما هم در موقعیت دیگر به او کمک خواهید کرد .